Laat je de dag over je heen komen, of wil je wat meer invloed? Soms is het ene prettig, soms het andere. Time-takenmanagement is een manier om grip te krijgen op je dag zodat je niet aan het eind de vraag hoeft te stellen “wat heb ik nu eigenlijk gedaan?”  

Hieronder 13 tips om grip te krijgen. 

  • Een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als een afspraak met een andere belangrijke persoon   
  • Plan bruto   
  • Zorg dat je elke dag iets afmaakt   
  • Pas elke ochtend als eerste het Eisenhowerschema toe op je afspraken van de komende dag  
  • Als er tijdens de dag nieuwe taken voorbij komen, zet deze ook in je Eisenhowerschema 
  • Plan tijd waarin je ongestoord kunt werken   
  • Zeg op een assertieve manier “nee” als dat nodig is   
  • Zorg dat je alleen datgene voor je hebt waar je mee bezig bent (clean desk en clean beeldscherm, dus je email staat ook niet open)   
  • Zorg voor voldoende afwisseling tussen inspanning en ontspanning en doe elke dag 5 minuten NIETS   
  • Pak als eerste aan waar je tegenop ziet   
  • Beperk een lastige klus in de tijd. Gebruik hiervoor een wekker. Mocht je in een flow komen mag je er wel langer aan werken, maar het hoeft dus niet 
  • Knip lastige klussen op in delen (kleine doelen) en plan ze in delen
  • Gebruik je hoofd om te denken en je agenda om te plannen  

Het Eisenhowerschema  

Een eenvoudig en praktisch hulpmiddel voor agendabeheer is het besluitvormingsmodel van Dwight D. Eisenhower (1890-1969), vooral wanneer er snel beslist moet worden aan welke taak de voorkeur gegeven moet worden.     

Prioriteiten bij het gebruik van het Eisenhower schema worden volgens twee criteria bepaald:
belang 
→ urgentie  

Jammer genoeg heeft in onze samenleving de urgentie altijd de overhand. Iedereen wil alles steeds onmiddellijk en we geloven dan ook dat alles wat dringend is ook eerst moet worden uitgevoerd. Terwijl veel dringende zaken niet altijd belangrijk zijn en veel belangrijke zaken niet altijd dringend. Geef niet langer toe aan het dictaat van de urgentie en stel duidelijke prioriteiten.  

Afhankelijk van het belang of de urgentie van een opdracht bestaan er vier mogelijkheden die de evaluatie en (in aansluiting daarop) de afhandeling van opdrachten van elkaar onderscheiden:  

AOpdrachten die zowel dringend als belangrijk zijn, moet je zelf behandelen en meteen uitvoeren (A-opdrachten).
B. Opdrachten van veel belang, die echter nog niet dringend zijn, kunnen in eerste instantie wachten, maar moeten wel gepland worden. Dat wil zeggen dat er een deadline voor vastgesteld moet worden of dat ze onder controle gedelegeerd moeten worden (B-opdrachten). 
C. Opdrachten die niet belangrijk zijn maar wel dringend, moeten gedelegeerd worden of secundair volbracht worden (C-opdrachten). 
D. Van opdrachten die zowel van geringe urgentie als van gering belang zijn, moet je absoluut afstand nemen (prullenmand).  

Zet al je taken/activiteiten volgens hun belangrijkheid en urgentie in dit schema.   

Je ziet dan meteen wat je nu moet doen, moet inplannen, moet delegeren en meteen kunt vergeten!